校内各单位：
为确保各单位形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，现将归档工作通知如下：
一、归档范围
1、2020年1月1日—12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。具体可参见档案馆网站《山东师范大学档案归档范围及保管期限表》；
2、由于2020年新冠肺炎疫情及档案馆迁馆等原因，个别单位没有及时归档的2019年材料，现一并收集归档；
3、档案馆对学校疫情防控专题及70周年校庆专题档案进行收集归档，归档范围见附件1、附件2；
4、往年遗漏的应该归档的材料。
二、归档要求
1、全面收集本单位形成的档案及收到的上级文件。要审核归档材料是否齐全、重要文件是否有相应的标识（如单位印章、负责人和经办人签字）、文件附件是否齐全，以确保归档文件材料内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档；
2、校级制发的各类编号文件由党办、校办统一移交，各单位不再整理归档；
3、除纸质载体外，电子文件同步归档；
4、移交纸质和电子档案的同时，需将“归档文件目录”（格式参见附件3）、“移交目录”（参见档案馆网站“下载专区”）一并交档案馆。
三、归档时间
请各单位将归档材料、归档文件目录及移交目录于4月30日前交档案馆。
地点：千佛山校区图书馆南区四层（从图书馆北门进入，径直往南右拐电梯四层）。
电话：0531-86180047
2021年3月10日
附件1：疫情防控专题档案归档范围：
在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各门类和载体的记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等），具体包括：
（一）上级有关部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作要求的文件、通知等；
（二）学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；
（三）学校成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件材料等；
（四）学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
（五）学校新冠肺炎疫情防控工作领导机构及有关部门召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、录音、录像、照片等；
（六）学校在新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报专报、大事记等；
（七）学校各单位在新冠肺炎疫情防控过程中各类宣传、表彰材料及由宣传部门、志愿者制作的宣传片等音视频资料；
（八）学校在新冠肺炎疫情防控工作过程中各类社会救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等相关资料；（九）其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。
附件2：70周年校庆专题档案归档范围：
学校在校庆工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。主要包括：
1.通知类：如公告、启事、方案、通知、会议日程等。
2.讲话类：如上级领导、著名校友、学校领导在筹备会、动员会、庆典大会等重要会议上的讲话。
3.信函类：邀请函、贺信等。
4.捐赠类：捐赠者、捐赠内容、捐赠说明、捐赠统计等。
5.协议类：活动中签订的合同、协定、协议书等。
6.报道类：报纸、网络等主要媒体发布的宣传报道。
7.声像类：活动产生的照片、录像等，含宣传片、宣传册、庆典大会、文艺演出等。
8.实物类：包括请柬、出席证、标识物、纪念品、礼品等。
9.其他有保存价值的材料。
附件3：归档文件目录
